Principles of Effective Org مبادىء التنظيم الفعال
Principles of Effective Organization مبادىء التنظيم الفعال
1- Work specialization or division of labor: مبدأ تقسيم العمل
Used to describe the degree to which activities in the organization are subdivided into separate jobs. Work specialization ensures that each employee has a set of specific duties they're expected to perform based on their work experience, education and skills
2- Common Goal مبدأ وحدة الهدف
3- departmentalization :
The departmentalization element breaks down how jobs are grouped together to create departments. Departments are created based on the types of jobs employees perform, the products or brands they're assigned to, geographical locations or customer need.
4- Chain of Command: Unity of Command مبدأ وحدة الامر
In a company, each employee is expected to report to one manager, rather than to several. Mangers are responsible for assigning tasks, informing employees of expectations and deadlines and offering motivation. Managers are also available to answer job-related questions from employees and handle conflicts within their departments. Employees are responsible for completing duties assigned to them by their manager accurately and in a timely fashion.
5- Span of Control Supervision: مبدأ نطاق الاشراف
Span of control suggests how many employees each manager can handle within an organization. This element of organizational structure also outlines the number of mangers an organization needs, which is typically determined based on the number of employees and departments a company has.
6- Centralization and Decentralization مبدأ المركزية و اللامركزية
*In a centralized organization, all decisions are made by top-level managers such as the chief executive officer, chief operating officer and chief marketing officer. Centralization leaves department managers with little to no input. This system is typical in larger, corporate organizations.
*A decentralized system affords all managers the opportunity to give input, while bigger decisions are still made by top-level managers.
7- Delegation of Authority مبدأ تفويض السلطة
Delegating some of the manager's authority to a person down in hierarchy. اعطاء المدير بعض من صلاحياته و سلطاته الى احد الموظفين ليقوم باتخاذ القرارات المناسبة لتطوير اداء المؤسسة8-The Balance Between Power, Authority and Responsibility (Equity) مبدأ تكافؤ السلطة و المسؤولية
9- Formalization: تحديد شكل ودرجة الاعامل الرسمي
Formalization is the element that outlines employee roles within a workplace, as defined by the rules and guidelines developed by management. Formalization determines whether employees have to sign in and out upon arriving and exiting the office, frequency and length of breaks, computer usage and dress code.
10- Discipline :
It is often a part of the core values of a mission and vision in the form of good conduct and respectful interactions.
11- Unity of Direction : وحدة الهدف المشترك
ll employees deliver the same activities that can be linked to the same objectives.
All activities must be carried out by one group that forms a team. These activities must be described in a plan of action.
The manager is ultimately responsible for this plan and he monitors the progress of the defined and planned activities. Focus areas are the efforts made by the employees and coordination.
12-Remuneration
There are two types of remuneration namely non-monetary (a compliment, more responsibilities, credits) and monetary (compensation, bonus or other financial compensation).
Essential Steps in Constructing Organization Structure خطوات بناء الهيكلية
مهارات النجاح د. محمد بن علي شيبان العامري
Distinguish among the design choices that underlie the creation of either a mechanistic or an organic structure
Recognize how to use contingency theory to design a structure that fits an organization’s environment
1- تحديد الأهداف الأساسية للمنشأة Determine organization’s objectives:
2- تحديد ما يجب عمله Determine what needs to be done :
3- تخصيص وتوزيع الأعمال: Assign Tasks
4- تحديد اختصاص كل وحدة تنظيمية والقيام بإعداد الوصف الوظيفي لكل وظيفة في الوحدة التنظيمية. وهذا يتطلب تحديد المهام والواجبات والمسئوليات المنوطة بكل وظيفة، وكذلك نطاق الرقابة لكل مركز إداري، أي عدد الأشخاص الذين يرتبطون مباشرة بالمدير.
5- تقرير السلطة اللازمة Decide how much Authority you should Designate:
6- عداد الخريطة التنظيمية للمنشأة Draw an organization Chart
ومن أكثر الطرق شيوعا في التقسيم التنظيمي ما يلي .:التقسيم على أساس الوظائفDepartmentalization by Business Functionsيقوم هذا التقسيم على أساس التخصص في تقسيم العمل، ويعتبر فردريك تايلور أول من اقترح التنظيم الوظيفي في عام 1903. حيث طلب فردريك تايلور بأن يعين لكل منشأة عدد من المديرين الفنيين يتخصص كل منهم في عمل فني متميز. وعند تصميم الهيكل التنظيمي وفقا لهذا المعيار يتم تجمع جميع العاملين الذين يؤدون وظيفة واحدة أو وظائف متشابهة في وحدة واحدة. ووفقا لهذا المعيار يمكن أن تجد المنظمة تملك إدارة إنتاج، إدارة تسويق، إدارة تمويل، إدارة أفراد. وبناءا عليه فان مدير مندوبي المبيعات، ومدير بحوث التسويق، ومديري الإعلان تضمهم جميعا إدارة التسويق. وبالمثل فان إدارة الإنتاج تضم مديري العمليات، ومديري الرقابة على الجودة، ومديري المصانع. والشكل رقم (4-1) يوضح الهيكل التنظيمي للمنظمة القائم على أساس وظيفي.ويرتبط بهذا الشكل من التقسيم ارتباطا وثيقا، التقسيم على أساس الوظائف الإدارية، والتقسيم على أساس الوظائف التقنية. والتقسيم الإداري يقوم حول الوظائف الإدارية وهي التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة. بينما التقسيم التقني يتعلق بتجميع الأنشطة اعتمادا على الوظائف التقنية مثل التقطيع، أو اللحام، أو التجميع. * مزايا التقسيم الوظيفي: يساعد في تحقيق وفورات الحجم الكبير في نطاق الإدارات الوظيفية وذلك لقلة الازدواجية في الج. يساهم في تنمية المهارات الإدارية. يعتبر من أبسط التنظيمات والأكثر انتشاراً. من أنسب التنظيمات للمشاريع الصغيرة والمتوسطة. يعتبر الأفضل للمنظمات التي يقتصر نشاطها على سلعة واحدة أو سلعتين.* عيوب التقسيم الوظيفي: البطيء في الاستجابة للتغيرات البيئية المتلاحق. يؤدي إلى تركيز القرارات في أيدي الإدارة العليا. صعوبة التنسيق الأفقي بين الإدارات الوظيفية. النظرة الضيقة إلى الأهداف العامة للمنشأة. 2- التقسيم على أساس أقسام المنتج Departmentalisation by Product Divisionsوفقا لهذا التقسيم يصبح رؤساء الأقسام مسئولين عن إنتاج وتسويق وتمويل منتج معين وذلك في إطار وحدة تنظيمية معينة. والشكل التالي (4-2) ويوضح التقسيم على أساس المنتج. شكل التقسيم على أساس السلعة
المصدر: على الشريف، الإدارة المعاصرة ، الإسكندرية: الدار الجامعية للطباعة والنشر والتوزيع ، الطبعة الثانية ، 1997 ، ص 265
* المزايا:
إن جميع الأعمال والأنشطة المرتبطة بسلعة ما يتم ضمها جميعا تحت إشراف فرد أو قسم، ونتيجة لذلك تتجه الأقسام الإنتاجية لأن تكون أكثر حساسية وسرعة في الاستجابة لاحتياجات منتجهم الخاص.
سهولة المراقبة والمتابعة لأداء المسئولين عن كل سلعة.
يناسب هذا التنظيم البيئة التي تتصف بالتغير السريع وعدم الاستقرار.
يعتبر من أنسب التنظيمات التي تناسب الشركات كبيرة الحجم وذات خطوط إنتاجية متنوعة.
* العيوب:
ارتفاع التكلفة الإدارية نظرا لازدواجية الوظائف، حيث وفقا لهذا التقسيم يتعين وجود مدير مالي ومدير تسويقي ومدير إنتاجي لكل سلعة في نفس المنظمة. الصراع بين مديري السلع للحصول على موازنة أفضل. يقلل من وفورات الحجم الكبير نظرا لازدواجية الوظائف. صعوبة التنسيق بين خطوط الإنتاج داخل المنظمة الواحدة. قد يؤدي التقسيم الإنتاجي إلى خسارة رقابة الإدارة العليا، وذلك لتمتع مديري المنتجات باستقلال كبير في التسويق والتمويل والإنتاج للمنتج الذي يقع تحت مسئوليتهم.
3- التقسيم على أساس جغرافي Departmentalization by Territoryتنشأ الحاجة إلى تطبيق الأساس الجغرافي في التنظيم عندما تتعامل المنشأة مع أسواق وأقاليم متعددة ومتميزة من حيث الأذواق والحاجات، عندئذ تمثل كل وحدة جغرافية وحدة تنظيمية قائمة بذاتها. ووفقا لهذا التقسيم تنشأ في كل منطقة جغرافية وظائف التمويل والإنتاج والتسويق. ويصلح هذا التنظيم للشركات المتعددة الجنسيات والتي لها أنشطة في بلدان عدة، حيث أن مثل هذا التنظيم يساعد أفرع الشركات في التفاعل مع الأذواق والتفضيلات والمستويات الحضارية المتفاوتة بكفاءة أما بالنسبة لمزايا وعيوب التنظيم على أساس جغرافي فهي إلى حد كبير مشابهة لمزايا وعيوب التقسيم السلعي.
4- التقسيم المصفوفي Matrix Departmentalizationيتم اللجوء إلى هذا النوع من التنظيم في الظروف البيئية المعقدة، والتي يصعب التنبؤ بها. ويسمى هذا النوع بالنموذج التنظيمي المتطور عن النموذج الكلاسيكي11. وقد استخدم نموذج المصفوفة التنظيمية في صناعة الفضاء وفي الصناعات الحربية في الولايات المتحدة ثم انتشر بعد ذلك ليطبق في العديد من الصناعات الأخرى. والفكرة الأساسية للمصفوفة التنظيمية أن يأخذ الشكل التنظيمي المصفوفة الهندسية ذات الأبعاد الرأسية والأفقية. فهناك السلطات الوظيفية التنفيذية التي تمارس من أعلى إلى أسفل، وهناك الفنية التي تمارس أفقيا بين مدير المشروع والقطاعات التابعة له. وبموجب هذا النموذج (أنظر شكل رقم 4-4) يكون لكل مشروع أو وحدة تنظيمية ميزانية خاصة وله سلطته على المشروع الذي يديره، وهو يستعين بأفراد عاملين من الإدارات الوظيفية لتنفيذ مشروعة إما عن طريق الاستعارة أو تخصيصهم من قبل إداراتهم، وعندما ينتهي المشروع يعود العاملين إلى إداراتهم الأصلية12.
شكل المصفوفة التنظيمية
 |
المصدر: فؤاد الشيخ سالم، وآخرون، المفاهيم الإدارية الحديثة، الطبعة الخامسة، مركز الكتب الأردني، 1995، ، ص 147.
* مزايا وعيوب التنظيم المصفوفي:-من أهم المزايا:يضمن قسماً مكتفياً ذاتياً يكرس اهتمامه المستمر وغير المجزأ لحاجات مشروعة.تتجنب الأقسام إنشاء أقسام وظيفية ازدواجية لكل من المشروعات المتعددة. فهو يسمح للمنشأة استخدام أمثل لمواردها، ويؤمن لها الخبرة الفنية في الوقت والمكان المناسب.العاملون وفقا لهذا التنظيم تنشأ لديهم خبرات متنوعة أكثر مما لو كانوا يعملون في إداراتهم الوظيفية فقط.
ويعاب على هذا التنظيم، وقوع المديرون في حيرة بين الطلبات المتصارعة لمدير المشروع وفي الوقت نفسه التعليمات التي يتلقاها من مد راء الإدارات التنفيذية التابعين لها، وهذا قد يولد صراعا بين المسؤولين ينعكس سلبا على معنويات العاملين
